Dışişleri Bakanlığına bağlı bir idari birimde, pasaport ve vize onay süreçlerinin iyileştirilmesi amacıyla bir metot etüdü çalışması başlatılmıştır.
Süreci analiz eden uzman, evrakın şube müdürünün masasında imza için beklediği anları ASME standartlarına göre "ters üçgen" sembolüyle kayıt altına almıştır. Uzman, mevcut adımların şema üzerindeki kaydını tamamlar tamamlamaz, bu bekleme sürelerini ortadan kaldırmak amacıyla doğrudan masaların fiziksel yerleşimini ve evrak akış yönünü değiştiren yeni bir yöntem tasarlamaya (geliştirme aşaması) başlamıştır.
Metot etüdü temel ilkeleri ve süreç şeması sembolleri dikkate alındığında, bu uzmanın yaklaşımıyla ilgili aşağıdaki değerlendirmelerden hangisi kesinlikle doğrudur?
- Evrakın imza için beklemesi bir "gecikme" durumu olduğundan "D" harfiyle gösterilmeli ve yeni yöntemin tasarımından önce mevcut adımların gerekliliğini sorgulayan "inceleme" aşaması tamamlanmalıydı.Answer
- BEvrakın müdür masasında bulunması resmî bir muhafaza işlemi olduğundan ters üçgen sembolü doğru kullanılmış, ancak analizde "geliştirme" aşamasından önce "iş ölçümü" aşamasının atlanması kural ihlali yaratmıştır.
- CBekleme faaliyeti sürecin doğal akışını kestiği için nitelik denetimi anlamına gelen "kare" sembolüyle kayıt altına alınmalı ve doğrudan fiziki planlamaya geçilmemeliydi.
- Dİmza eyleminin kendisi idari bir faaliyet olduğundan bekleyiş süreci de "daire" sembolüyle kaydedilmeli ve uzman kayıt işlemi sonrasında doğrudan "tanımlama" aşamasına geçmeliydi.
- ETers üçgen sembolü idari süreçlerdeki tüm geçici duraksamaları kapsadığından doğru bir tercih olup, uzmanın katma değersiz zamanı fark edip hemen "geliştirme" aşamasına geçmesi modern etüt ilkelerine uygundur.
Answer
Uzmanın iki temel hatası vardır: Geçici beklemeyi 'Depolama' sanması ve 'İnceleme' aşamasını atlamasıdır. Bu nedenle evrakın beklemesi 'D' sembolü ile gösterilmeli ve tasarımdan önce inceleme aşaması yapılmalıydı.
Metot etüdü uygulamalarında, bir evrakın veya malzemenin bir sonraki işlem için sırasını beklemesi (örneğin imza sepetinde bekleme) ASME standartlarında 'Depolama' (ters üçgen) değil, 'Gecikme/Bekleme' (D harfi) olarak sınıflandırılır. Ayrıca metot etüdünün temel adımlarında 'Kaydetme' aşamasından elde edilen verilerin ne, nerede, ne zaman, kim ve nasıl sorularıyla eleştirel bir süzgeçten geçirildiği 'İnceleme' aşaması gelmektedir. Bu sorgulama yapılmadan doğrudan 'Geliştirme' aşamasına geçilmesi, faaliyetin gerekliliğinin sorgulanmasını engellediği için metodolojik açıdan kesinlikle hatalıdır.
Step-by-Step Solution
Key Concept
Metot Etüdü Aşamaları ve ASME Süreç Şeması Sembolleri