Yönetim Fonksiyonları

Beyaz eşya, tüketici elektroniği ve mobil iletişim cihazları olmak üzere birbirinden oldukça farklı pazar dinamiklerine sahip alanlarda faaliyet gösteren geniş ölçekli bir teknoloji işletmesi, rekabet avantajını korumak ve pazar taleplerine daha hızlı yanıt verebilmek için organizasyon yapısını değiştirme kararı almıştır. Eskiden tüm ürün grupları için şirket genelinde tek bir üretim, tek bir pazarlama ve tek bir Ar-Ge birimi hizmet verirken; yeni yapılanmada 'Beyaz Eşya', 'Tüketici Elektroniği' ve 'Mobil Cihazlar' adıyla üç büyük otonom birim kurulmuştur. Her bir birimin yöneticisine, yalnızca kendi alanına hizmet verecek alt uzmanlık ekiplerini (kendi üretim, pazarlama ve Ar-Ge kadrosunu) yönetme tam yetkisi verilmiş ve her birim bağımsız bir kâr-zarar merkezi haline getirilmiştir.

Buna göre, teknoloji işletmesinin hantallıktan kurtulmak amacıyla geçiş yaptığı örgüt yapısı aşağıdakilerden hangisidir?

Ülke genelinde tarımsal sulama ve taşkın koruma faaliyetlerini yürüten bir kamu idaresi, önümüzdeki on yıllık dönemi kapsayan yeni bir 'Entegre Havza Yönetim Planı' hazırlamaktadır. Üst yönetim, sürecin başında 'tüm tarım arazilerinin modern sulama sistemlerine kavuşturulması' yönündeki temel amacını netleştirmiştir. Bu aşamanın hemen ardından görevlendirilen planlama komitesi; önümüzdeki yıllarda yaşanabilecek iklim değişikliklerini, kırsal nüfusun demografik eğilimlerini, yeni sulama teknolojilerinin maliyetlerini ve muhtemel makroekonomik dalgalanmaları detaylı bir şekilde analiz etmiştir. Komite, planın uygulanacağı gelecekteki iç ve dış çevre koşullarının nasıl olacağına dair senaryolar, bilimsel öngörüler ve tahminler geliştirmiştir.

Buna göre, planlama komitesinin gelecekteki çevre koşullarına dair senaryolar ve tahminler geliştirmesi, yönetim bilimindeki planlama sürecinin aşağıdaki aşamalarından hangisini ifade etmektedir?

Bir gümrük ve dış ticaret bölge müdürlüğünde proje koordinatörü olarak görev yapan Cenk Bey, hiyerarşik pozisyonunun getirdiği resmi yetkileri kullanmaktan ziyade; duruşu, vizyoner bakış açısı ve mesleki değerlere olan sarsılmaz bağlılığı ile ön plana çıkmaktadır. Takım üyeleri, herhangi bir ek menfaat veya idari yaptırım beklentisi olmaksızın, sadece onun liderlik vasıflarına duydukları hayranlık ve onun gibi saygın bir profesyonel olma arzusuyla verilen görevleri büyük bir özveriyle yerine getirmektedirler.

Yöneltme (yürütme) fonksiyonu kapsamında ele alınan güç kaynakları tipolojisine göre, Cenk Bey'in takım üyeleri üzerindeki bu etkisi aşağıdakilerden hangisiyle ifade edilir?

Bir kamu bankası, şube operasyonlarında denetim sürecini sistemli bir şekilde uygulamaya koymuştur. Süreç literatüre uygun olarak sırasıyla; kredi onay standartlarının belirlenmesi, gerçekleşen işlem sürelerinin ölçülmesi, fiili süreler ile standartların karşılaştırılması ve sapmalar için düzeltici tedbirlerin alınması aşamalarından oluşmaktadır. Yönetim bu sürecin etkinliğini artırmak için yeni bir yazılımı devreye almıştır. Bu yazılım, müşteri işlemleri henüz devam ederken belirlenen bekleme süresini aşan dosyaları tespit etmekte ve şube yöneticisinin ekranına otomatik uyarı düşürerek hataya veya gecikmeye işlem sırasında müdahale edilmesini sağlamaktadır.

Banka yönetiminin, faaliyet gerçekleştirildiği esnada sürece müdahale edilmesine olanak tanıyan bu yaklaşımı aşağıdakilerden hangisiyle ifade edilir?

Dayanıklı tüketim malları üreten geniş ölçekli bir endüstriyel işletmede, parça tedarik departmanında yaşanan kısa süreli bir gecikme, önce montaj hattının durmasına, ardından planlanan sevkiyatların iptal edilmesine ve nihayetinde müşteri memnuniyet oranlarının hızla düşmesine yol açmıştır. Süreci inceleyen genel müdür, yapılan değerlendirme toplantısında yöneticilere şu eleştiride bulunmuştur:

"Her bir departman yöneticisi sadece kendi fonksiyonel hedefine odaklanıyor. Oysa organizasyonumuzda hiçbir birim yalıtılmış bir ada değildir; tedarik sürecinde alınan tek bir karar veya yaşanan küçük bir sapma, yalnızca bir sonraki adımı değil, eşzamanlı olarak üretim, finans ve pazarlama koşullarımızın tamamını yapısal olarak değiştirmektedir. Kararlarınızı alırken ve planlarınızı yaparken bu görünmez bağı ve bütüncül ağı kavramak zorundasınız."

Genel müdürün bu eleştirisi, Mary Parker Follett’in eşgüdümleme (koordinasyon) yaklaşımında yer alan aşağıdaki ilkelerden hangisinin işletmede göz ardı edildiğini vurgulamaktadır?

Türkiye'deki köklü bir kamu üniversitesinde rektörlük makamına bağlı "Akademik Performans ve Kalite Danışma Kurulu" oluşturulmuştur. Bu kurulun temel kuruluş amacı, kalite standartları ve süreç iyileştirmeleri hususunda fakülte dekanlıklarına uzmanlık desteği sağlamak ve tavsiye niteliğinde raporlar sunmaktır. Ancak bir süre sonra kurul başkanı, doğrudan idari işleyişe müdahale etmeye başlamış; hiyerarşik yapıyı atlayarak doğrudan bölüm sekreterlerine mesai düzenlemeleri ve arşivleme usulleri hakkında uyulması zorunlu resmi talimatlar göndermiştir. Bu durum, bölüm sekreterlerinin hem kendi dekanlarından hem de kuruldan farklı yönergeler alarak yönetsel bir karmaşa yaşamasına neden olmuştur.

Bu vakada yaşanan yönetsel karmaşanın temel nedeni, örgütleme süreci ve ilkeleri açısından aşağıdakilerden hangisiyle açıklanır?

Bir kamu kurumu, kurum geneline yaygınlaştırılacak yeni bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) projesinde aşağıdaki uygulamaları hayata geçirmiştir:

I. Sistem genel kullanıma açılmadan önce, olası veri ihlallerini kaynağında engellemek amacıyla simüle edilmiş siber saldırılar (sızma testleri) düzenlenmiş ve tespit edilen açıklar kapatılmıştır.
II. Sistem canlı ortamda tam kapasiteyle çalışırken, veri trafiği anlık olarak izlenmiş ve yaşanan anlık darboğazlara sunucu yük devretme (failover) mekanizmalarıyla eşzamanlı müdahale edilmiştir.
III. Uygulamanın birinci yılının sonunda, sağlanan kırtasiye tasarrufu ve işlem hızı artışı hesaplanmış; bu sonuçlar başlangıçtaki fizibilite raporunda yer alan hedeflerle kıyaslanarak gelecekteki stratejik planlara temel oluşturması için raporlanmıştır.

Yönetim fonksiyonlarından "denetim (kontrol)" süreci ve zamanlamasına göre denetim türleri dikkate alındığında, bu uygulamalarla ilgili aşağıdaki ifadelerden hangisi doğrudur?

Bir bakanlığın taşra teşkilatında yapılan iş akışı analizinde, bir bölge müdürüne doğrudan bağlı olarak çalışan ve sürekli onay alması gereken şube müdürü sayısının yirmi beş olduğu tespit edilmiştir. Bu durumun karar alma süreçlerini yavaşlattığı ve yöneticinin gözetim kalitesini düşürdüğü anlaşılmıştır. Sorunu çözmek amacıyla araya yeni koordinatörlük kademeleri eklenmiş ve bölge müdürüne doğrudan rapor veren kişi sayısı beşe indirilmiştir.

Buna göre yapılan bu idari düzenleme, örgütleme sürecinin temel ilkelerinden hangisinin bir gereğidir?

Bir kamu kurumunun merkez teşkilatında Daire Başkanı olarak görev yapan Sinem Hanım, birime yeni katılan uzman yardımcılarının yerine getirmeleri gereken görevlerin son derece yapılandırılmamış ve belirsiz olduğunu tespit etmiştir. Ayrıca, yapılan psikolojik envanter çalışmaları sonucunda bu personelin büyük çoğunluğunun iş hayatındaki başarı veya başarısızlıklarını kendi gayretlerinden ziyade şans, kader veya güçlü amirlerin kararları gibi dışsal faktörlere bağlama eğiliminde (dışsal kontrol odağı) oldukları görülmüştür. Yöneltme (yürütme) fonksiyonunu etkin bir şekilde kullanmak isteyen Sinem Hanım; işin nasıl yapılacağına dair kesin yönergeler vermiş, standart prosedürleri net bir şekilde belirlemiş ve belirsizliği ortadan kaldırarak personele adım adım rehberlik etmiştir.

Robert House'un Yol-Amaç (Path-Goal) Liderlik Kuramı ve bu kuramın dayandığı motivasyon temelleri dikkate alındığında, Sinem Hanım'ın sergilediği bu yönetsel davranışın teorik analizi aşağıdakilerden hangisinde en doğru şekilde ifade edilmiştir?

Bir il müdürlüğünde yönetici olan Ayşe Hanım, kuruma alınacak yeni ofis mobilyaları için piyasadaki tüm üreticileri ve alternatifleri tek tek incelemek yerine, kurumun temel ihtiyaçlarını ve bütçesini karşılayan ilk tedarikçiyle anlaşmıştır.

Ayşe Hanım'ın karar sürecinde her türlü bilgiye ulaşıp 'optimum' (en iyi) seçeneği bulmak yerine, zaman ve bilgi kısıtları nedeniyle 'tatminkâr' (yeterince iyi) olan ilk seçeneğe yönelmesi, aşağıdaki karar verme modellerinden hangisiyle ifade edilir?

Bir bakanlığın strateji geliştirme başkanlığı, taşra teşkilatına yapılacak yıllık bütçe tahsisleri için yıllardır 'tüm olası alternatifleri eşzamanlı olarak değerlendirip en yüksek faydayı sağlayan seçeneği belirleme' ilkesini dikte eden bir iç mevzuat uygulamaktadır. Ancak son bütçe hazırlık döneminde, taşra birimlerinden gelen devasa veri yığını, katı zaman baskısı ve insan zihninin bilgi işleme kapasitesinin doğal sınırları nedeniyle komisyon üyeleri tüm olasılıkları analiz edememiştir. Üyeler, kusursuz ve optimum dağılımı hesaplamak için maliyetli bir araştırma sürecine girmek yerine, kurumun asgari hizmet standartlarını garanti altına alan ilk ödenek formülünü bulduklarında bu seçeneği onaylamış ve daha iyi bir alternatif olup olmadığını araştırmayı o noktada kesmişlerdir.

Yönetim bilimlerindeki karar verme kuramları dikkate alındığında, bu komisyonun sergilediği davranış örüntüsü ve altında yatan temel kuramsal varsayım aşağıdakilerden hangisinde en doğru biçimde ifade edilmiştir?

Büyük ölçekli bir eğitim ve araştırma hastanesinde, ameliyathane kullanım süreleri ve personel tahsisi konusunda 'Cerrahi Bilimler' ile 'Anesteziyoloji ve Reanimasyon' klinikleri arasında sürekli bir kaynak paylaşımı çatışması yaşanmaktadır. Hastane yönetimi, bu sorunu hiyerarşik talimatlar ve katı prosedürler yayımlayarak çözmek yerine, her iki kliniğin temsilcilerinden oluşan ortak bir 'Ameliyathane Planlama Komitesi' kurmuştur. Bu komitenin, aylık ameliyat listeleri henüz taslak halinde bile değilken toplanması, tarafların ihtiyaçlarını yüz yüze görüşerek karşılıklı tavizlerle esnetmesi ve bu işbirliğinin sadece kriz anlarında değil, rutin bir süreç olarak kesintisiz sürdürülmesi kararlaştırılmıştır.

Bu vakadaki yönetsel müdahale dikkate alındığında, uygulanan eşgüdümleme (koordinasyon) yaklaşımı hakkında aşağıdakilerden hangisi söylenebilir?

Bir devlet hastanesinin satın alma biriminde görevli bir memur, yıllık izin talebini bağlı bulunduğu birim sorumlusuna iletmek yerine, onay sürecini hızlandırmak amacıyla doğrudan hastane başhekimine sunmuştur. Bu durum, kurumdaki resmi iletişim kanalının ve yukarıdan aşağıya doğru kesintisiz uzanması gereken yetki çizgisinin atlanmasına neden olmuştur.

Buna göre, söz konusu personelin davranışı örgütlemenin klasik ilkelerinden hangisiyle doğrudan çelişmektedir?

Bir il tarım ve orman müdürlüğünde, kırsal kalkınma hedeflerine yönelik olarak yürütülen; hibe tahsisi, çiftçi eğitimleri ve tarımsal altyapı denetim faaliyetleri geçmişte üç farklı şube müdürlüğü tarafından yürütülmektedir. Her şube müdürü kendi biriminin hedefleri doğrultusunda bağımsız eylem planları hazırlamakta ve kendi inisiyatifiyle farklı bütçe takvimleri uygulamaktadır. Bu durum, sahada aynı üretici gruplarına birbiriyle çelişen yönlendirmeler yapılmasına, faaliyetlerin çakışmasına ve kamu kaynaklarının israfına yol açmıştır.

Yaşanan koordinasyon krizini çözmek isteyen yeni il müdürü, aynı temel amaca (kırsal kalkınma) hizmet eden bu üç faaliyet grubunu tek bir 'Kırsal Kalkınma Koordinatörlüğü' çatısı altında birleştirmiş, tüm süreçlerin tek bir yöneticinin sorumluluğunda ve ortak, bütünleşik bir eylem planına bağlı kalınarak yürütülmesi talimatını vermiştir.

Bu idari yeniden yapılandırma, örgütleme sürecinde uyulması gereken temel ilkelerden öncelikle hangisinin gereğini yerine getirmek amacıyla gerçekleştirilmiştir?

Büyük bir eğitim ve araştırma hastanesi, hekimlerini 'Dahiliye', 'Cerrahi' ve 'Çocuk Sağlığı' gibi uzmanlık alanlarına göre sınıflandırarak dikey bir hiyerarşi kurmuştur. Ancak hastane yönetimi son dönemde 'Diyabet Araştırma', 'Obezite ile Mücadele' ve 'Hastane Kalite Akreditasyonu' gibi hastane geneline yayılan özel sağlık programları başlatmıştır. Yönetim, hekimlerin kendi uzmanlık kliniklerinden tamamen kopmadan bu yeni programlarda da aktif görev almasını istemektedir. Bu doğrultuda görevlendirilen personelin, tıbbi uygulamalar açısından kendi klinik şefine, yürüttükleri programın hedefleri açısından ise özel olarak atanmış program koordinatörüne rapor vermesi kararlaştırılmıştır.

Buna göre, çalışanların aynı anda iki farklı yöneticiye bağlı olarak çalıştığı bu sistem aşağıdaki örgüt yapılarından hangisidir?

Küresel çapta yankı uyandırması beklenen yüksek bütçeli bir sinema filmi projesi için geleneksel stüdyo yapılanmasından vazgeçilmiştir. Yapım şirketi; bünyesinde kalıcı departmanlar kurmak veya mevcut iç çalışanlarını geçici bir proje yöneticisi ile departman yöneticileri arasında paylaştırmak yerine tamamen farklı bir strateji izlemiştir. Yalnızca projenin fikri mülkiyetine sahip olan yapımcılar; görsel efektler için Yeni Zelanda'daki bağımsız bir stüdyoyla, ses tasarımı için İngiltere'deki bir ajansla ve pazarlama faaliyetleri için ABD merkezli bağımsız uzmanlarla geçici bir ağ kurmuştur. Ortak bir hiyerarşisi, kurumsal bir çatısı veya fiziki bir genel merkezi bulunmayan bu bağımsız dış birimler, sadece ileri bilgi ve iletişim teknolojileri üzerinden entegre olmuş ve kendi temel yeteneklerini projeye aktarmışlardır. Film vizyona girdiği anda bu ortaklık yapısı tamamen dağıtılacaktır.

Buna göre yapım şirketinin; matris veya saf proje gibi geleneksel tasarımlardan farklılaşarak, bağımsız kuruluşların uzmanlıklarını bilgi teknolojileri yardımıyla geçici olarak bir araya getirdiği bu örgüt yapısı aşağıdakilerden hangisidir?

Savunma sanayisi alanında faaliyet gösteren bir kamu iştiraki, sipariş üzerine tasarladığı spesifik hava savunma sistemleri için mevcut organizasyon yapısını değiştirmiştir. Yönetim kurulu, alınan her bir özel sipariş için bağımsız çalışma birimleri kurma kararı almıştır. Bu yeni düzende; AR-GE, üretim ve kalite kontrol gibi temel fonksiyonel departmanlarda çalışan uzmanlar, ilgili siparişin teslimine kadar geçecek olan üç yıllık süre zarfında eski departmanlarından tamamen ilişiği kesilerek sadece atandıkları yeni birimin yöneticisine bağlanmıştır. Atandıkları bu yeni yöneticiler, uzmanların terfi, izin ve performans değerlendirmelerinde tek karar alıcı merci konumuna getirilmiştir. Sipariş teslimatı gerçekleştiğinde ise kurulan bu geçici birim lağvedilmekte ve çalışanlar işletmenin üstleneceği yeni bir sipariş birimine kaydırılmaktadır.

Buna göre, söz konusu işletmenin uyguladığı bu örgüt yapısı aşağıdakilerden hangisidir?

Çok uluslu bir yazılım ve dijital oyun geliştirme şirketi, başlangıçta 'animasyon', 'yazılım' ve 'ses tasarımı' gibi uzmanlık alanlarına göre bölümlendirilmiştir. Şirket, aynı anda birden fazla büyük bütçeli oyun projesi yürütmeye başladığında, uzman personeli kendi departmanlarından tamamen kopararak yalnızca o an geliştirilen oyunun yapımcısına bağlamış ve ekipleri proje bitimine kadar bağımsız bir şekilde çalıştırmıştır. Ancak bir süre sonra, farklı projelerdeki animatörlerin birbirleriyle mesleki bilgi paylaşımında bulunamaması nedeniyle teknik standartların düştüğü ve aynı yazılım sorunları için tekrar tekrar farklı çözümler üretilerek kaynak israfı yapıldığı fark edilmiştir.

Bu sorunu aşmak isteyen üst yönetim; personelin mesleki gelişim ve standartlar açısından kendi uzmanlık yöneticisine bağlı kalmaya devam ettiği, aynı zamanda günlük operasyonlar ve proje bazlı görevler açısından atandığı oyunun yapımcısına karşı sorumlu olduğu yeni bir sisteme geçiş yapmıştır.

Buna göre, şirketin teknik standartlardaki düşüşü engellemek amacıyla benimsediği yeni örgüt yapısı ve bu yapının uygulanmasında karşılaşılabilecek en temel yönetsel zorluk aşağıdakilerin hangisinde birlikte verilmiştir?

Ulusal çapta faaliyet gösteren bir kamu iktisadi teşebbüsünün (KİT) ana üretim tesisinde, 'Bakım-Onarım' dairesi ile 'Üretim Operasyonları' dairesi arasında makine duruş süreleri ve periyodik bakım takvimleri nedeniyle sürekli iş akışı aksaklıkları yaşanmaktadır. Fabrika müdürü, her uyuşmazlıkta birim amirlerinin sorunu üst yönetime taşıyarak zaman kaybetmesini önlemek amacıyla, sadece bu iki birim arasındaki bilgi akışını eşgüdümleyecek, anlık uyuşmazlıklarda köprü vazifesi görecek ancak her iki dairenin personeline de doğrudan emir verme yetkisi bulunmayan uzman bir mühendisi görevlendirmiştir. Ayrıca müdür, yeni yılın üretim hedefleri belirlenirken, her iki daire başkanının henüz hedefler taslak aşamasındayken bir araya gelip ortak karar almalarını zorunlu kılan bir genelge yayımlamıştır.

Buna göre, fabrika müdürünün başvurduğu yapısal koordinasyon aracı ile Mary Parker Follett'in eşgüdümleme ilkelerinden hangisi sırasıyla ve doğru olarak verilmiştir?

Bir Nüfus ve Vatandaşlık İşleri İl Müdürlüğünde, Bakanlığın belirlediği genel misyon ve vizyon çerçevesinde uzun vadeli amaçlar saptanmış, çeşitli varsayımlar değerlendirilerek hizmet kalitesini artıracak alternatif stratejiler seçilmiştir. Planlama sürecinin uygulama (eyleme geçirilme) aşamasında ise alt kademe yöneticiler görev almıştır. Bu müdürlükte şef olarak görev yapan bir yönetici; memurların günlük işlem kotalarını, haftalık vezne nöbet çizelgelerini ve kısa vadeli rutin iş adımlarını önceden belirlemektedir. Bu senaryoda alt kademe yöneticisinin gerçekleştirdiği kısa vadeli ve detaylı faaliyet, yönetim süreci bağlamında aşağıdaki kavramlardan hangisiyle ifade edilir?