Yönetim Fonksiyonları

Bir devlet üniversitesinin yeni kampüs inşası sürecinde, Fen Fakültesi ile Mühendislik Fakültesi dekanlıkları arasında laboratuvar alanlarının ortak kullanımı konusunda iletişim kopuklukları ve çeşitli aksaklıklar yaşanmaktadır. Sürecin yavaşlamasını engellemek isteyen Rektörlük, her iki fakültenin de teknik ihtiyaçlarını anlayan uzman bir personeli, sadece bu iki birim arasındaki bilgi akışını sağlamak ve pürüzleri gidermek üzere özel olarak görevlendirmiştir.

Bu uygulamada, yönetim fonksiyonlarından eşgüdümlemenin (koordinasyonun) sağlanması için aşağıdaki araç veya yöntemlerden hangisi kullanılmıştır?

Yeni kurulan ve organik gıda üretimi yapan bir işletme, büyüme hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini gruplandırma kararı almıştır. İşletme genel müdürü organizasyon şemasını oluştururken; Üretim Müdürlüğü, Pazarlama Müdürlüğü, Finans Müdürlüğü ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü olmak üzere dört ana departman tanımlamıştır.

Buna göre, işletmenin uyguladığı bölümlere ayırma türü aşağıdakilerden hangisidir?

Ulusal çapta faaliyet gösteren bir kamu bankasının 'Bireysel Krediler' departmanında görevli bir uzman, hazırlamakta olduğu yeni bir kredi paketinin yasal mevzuata uygunluğunu hızlıca teyit etmek zorundadır. Uzman, zaman kaybetmemek adına kendi birim müdürüne durumu aktarıp resmi yazışma sürecini beklemek yerine, doğrudan bankanın 'Hukuk Müşavirliği' departmanının yöneticisi ile iletişime geçerek gerekli hukuki onayı şifahen almış ve eşgüdümü sağlamıştır. Örgüt içindeki iletişim ve eşgüdümleme yönü dikkate alındığında, uzmanın başvurduğu bu yöntem aşağıdakilerden hangisine örnek oluşturur?

Bir şehir hastanesi başhekimliği, cerrahi operasyonlarda yaşanabilecek tıbbi hataları (yanlış hasta, yanlış bölge müdahalesi vb.) asgariye indirmek amacıyla yeni bir prosedür geliştirmiştir. Prosedür teorik sürece sadık kalınarak sırasıyla; ameliyat öncesi asgari güvenlik standartlarının belirlenmesi, operasyon odasındaki mevcut hazırlık durumunun (hasta kimliği, işaretli bölge, ekipman durumu) ölçülmesi, mevcut durum ile belirlenen standartların karşılaştırılması ve eğer bir eksiklik tespit edilirse anestezi işlemine başlanmadan önce gerekli düzeltici eylemin yapılması adımlarını içermektedir. Asıl iş olan cerrahi müdahale fiilen başlamadan hemen önce gerçekleştirilen bu teyit aşaması, tüm eksiklikler giderilmeden operasyona başlanmasına kesinlikle izin vermemektedir.

Buna göre, başhekimliğin uygulamaya koyduğu bu prosedür, yönetim fonksiyonları ve türleri açısından aşağıdakilerden hangisi ile ifade edilir?

Türkiye genelinde posta ve koli taşımacılığı hizmeti sunan köklü bir kamu kurumu, uzun yıllar boyunca "İnsan Kaynakları", "Operasyon", "Muhasebe" ve "Pazarlama" daire başkanlıklarının doğrudan genel müdüre bağlı çalıştığı bir yapı ile yönetilmiştir. Ancak artan işlem hacmi ve her yörenin kendine has iklim ve ulaşım koşullarının farklılaşması, merkezden alınan standart operasyonel kararların sahadaki sorunları çözmede yetersiz kalmasına ve gecikmelere yol açmıştır. Bu hantallığı gidermek amacıyla kurum yönetimi; Türkiye'yi yedi ana hizmet havzasına ayırarak "Marmara Başmüdürlüğü", "Karadeniz Başmüdürlüğü" gibi yeni yönetsel birimler oluşturmuş ve sahadaki yönetsel yetkileri bu yeni başmüdürlüklere devretmiştir.

Buna göre kurum, yeniden yapılanma sürecinde hangi bölümlere ayırma (departmanlaşma) türleri arasında bir geçiş yapmıştır?

Bir büyükşehir belediyesinde 'Yeşil Şehir ve Geri Dönüşüm' projesi hayata geçirilecektir. Geçmişte yürütülen benzer projelerde, hedefler ve temel politikalar kesinleştikten sonra birimler arasında bütçe ve yetki uyuşmazlıkları yaşanmış, işleyiş aksamıştır. Bu tıkanıklığı önlemek isteyen genel sekreter yardımcısı; yeni projenin henüz fikir, tasarım ve politika belirleme aşamalarında Çevre Koruma, Fen İşleri ve Mali Hizmetler daire başkanlarını sürece dâhil ederek planlamayı ortaklaşa yürütmüştür.

Buna göre genel sekreter yardımcısı, Mary Parker Follett’in koordinasyon (eşgüdümleme) ilkelerinden hangisini temel almıştır?

Küresel ölçekte faaliyet gösteren bir savunma ve havacılık şirketi, geçmişte tüm tasarım, parça üretimi ve montaj süreçlerini kendi bünyesinde ve fonksiyonel bir yapı içinde yürütürken; artan maliyetler ve hantallaşan yapı nedeniyle köklü bir yeniden yapılanmaya gitmiştir. Şirket, daha önce kendisine ait olan üretim birimlerini hukuki ve finansal olarak tamamen bağımsız işletmelere dönüştürerek elden çıkarmış; kendisi yalnızca 'sistem entegrasyonu, Ar-Ge ve ana pazarlama' yetkinliklerine odaklanmıştır. Ancak stratejik güvenlik gerekçesiyle, bu yeni bağımsız tedarikçilerle geçici veya proje bazlı değil; uzun dönemli, katı kalite standartlarına bağlı ve adeta bir ana sanayi-yan sanayi ilişkisi formunda kalıcı sözleşmeler yapmıştır.

Bu senaryoya göre, savunma ve havacılık şirketinin benimsediği yeni örgüt tasarımı aşağıdakilerden hangisidir?

Büyükşehir belediyesine bağlı bir su ve kanalizasyon idaresinde görevli bir altyapı mühendisi, su şebekesindeki basınç optimizasyonuyla ilgili geliştirdiği yeni projeyi; bağlı bulunduğu şefi, şube müdürünü ve ilgili daire başkanını devre dışı bırakarak doğrudan genel müdüre sunmuştur. Projeyi operasyonel açıdan faydalı bulan genel müdür, aradaki yönetim kademelerine danışmadan ve onları bilgilendirmeden projenin derhal uygulanması için mühendise doğrudan bütçe tahsis etmiş ve uygulama onayı vermiştir. Birkaç hafta sonra, kendi bölgesindeki şebeke tasarım değişikliklerinden habersiz olan şube müdürü, bakım ekiplerini eski plana göre yanlış yönlendirmiş ve bu durum ciddi su kesintilerine yol açmıştır.

Klasik yönetim kuramının temel örgütleme ilkeleri dikkate alındığında, bu vakada yaşanan yönetsel problemin temel nedeni aşağıdaki ilkelerden hangisinin ihlal edilmesidir?

Ulusal düzeyde faaliyet gösteren bir kamu piyasa düzenleme ve denetleme kurumunda gerçekleştirilen kapsamlı bir yeniden yapılandırma sürecinde aşağıdaki adımlar atılmıştır:

I. Doğrudan Kurum Başkanına bağlı olarak stratejik tavsiyelerde bulunmak üzere kurulan 'Sektörel Araştırmalar Kurulu'na, piyasadaki ani dalgalanmalarda operasyonel denetim dairelerine doğrudan ve gecikmesiz bağlayıcı talimat verme yetkisi tanınmıştır.
II. Karar alma süreçlerini hızlandırmak gerekçesiyle sahadaki şube müdürlükleri kademesi iptal edilmiş ve sahada fiilen görev yapan 42 farklı denetim ekibinin tamamı doğrudan tek bir Denetim Daire Başkanına bağlanmıştır.
III. Denetim ekiplerinin hazırladıkları tutanakların işleme alınabilmesi için, hem doğrudan bağlı oldukları Denetim Daire Başkanından hem de bulundukları ilin valisinden (mülki idare amirinden) ayrı ayrı yazılı onay alma zorunluluğu getirilmiştir.

Bu yeniden yapılandırma sürecinin örgütleme ilkeleri açısından analiziyle ilgili aşağıdaki ifadelerden hangisi kesin olarak doğrudur?

Bir ulusal uzay ajansında; fırlatma araçları tasarımı, uydu sistemleri ve yer kontrol birimleri kendi içlerinde başarılı mühendislik çalışmaları yürütmektedir. Ancak, bu bağımsız birimler arasındaki bilgi akışının yetersiz olması ve çalışma takvimlerinin birbirini desteklememesi nedeniyle projenin genel ilerleyişinde aksamalar ile mükerrer (tekrarlanan) maliyetler ortaya çıkmıştır. Bu durumu çözmek isteyen kurum başkanı, birimlerin faaliyetlerini zaman, çaba ve kaynak kullanımı açısından uyumlaştırmak ve ortak amaca yönelik bir bütünlük oluşturmak için ilgili yöneticilerden oluşan bir 'Entegrasyon ve Uyum Kurulu' (komite) hayata geçirmiştir.

Buna göre, kurum başkanının söz konusu problemi çözmek için başvurduğu temel yönetim fonksiyonu aşağıdakilerden hangisidir?

Bir kamu kurumu, sunacağı hizmet içi eğitim programlarının kalitesini artırmak amacıyla öncelikle başarı standartlarını belirlemiş ve bu standartlardan olası sapmaları engellemek üzere bir mekanizma kurmuştur. Bu mekanizma kapsamında, eğitim programı henüz fiilen başlamadan önce eğitime katılacak personelin mevcut bilgi ve yetkinlik düzeyleri bir ön test aracılığıyla ölçülmekte, elde edilen veriler hedeflenen standartlarla karşılaştırılmakta ve eğitim içerikleri süreçte herhangi bir aksaklık yaşanmadan önce katılımcı profiline uygun şekilde düzeltilerek revize edilmektedir.

Bu senaryoda kurumun uyguladığı yönetim fonksiyonu ve zamanlamasına göre tercih ettiği denetim türü aşağıdakilerden hangisinde doğru verilmiştir?

Sağlık Bakanlığına bağlı olarak yeni kurulan Halk Sağlığı Acil Durumlar Koordinasyon Merkezi, olası salgın hastalıklara yönelik proaktif bir hazırlık planı hazırlamaktadır. Merkez yöneticileri ilk olarak hedeflerini saptadıktan sonra; önümüzdeki on yıllık süreçte yaşanabilecek demografik değişimleri, küresel aşı tedarik zincirindeki darboğaz ihtimallerini ve Dünya Sağlık Örgütünün muhtemel kota uygulamalarını analiz etmiş, oluşturulacak eylem planının gelecekte hangi iç ve dış koşullar altında işleyeceğini öngören kapsamlı bir zemin etüdü yapmıştır.

Klasik planlama süreci aşamaları dikkate alındığında; yapılan bu zemin etüdü planlamanın hangi aşamasını ifade etmektedir ve metodolojik olarak bu aşamadan hemen sonra hangi adıma geçilmesi gerekir?

Bir kamu kurumunun Bilgi Teknolojileri Dairesi ile Hukuk Müşavirliği, vatandaşlara sunulacak yeni bir e-hizmet platformunun altyapısı üzerinde çalışmaktadır. Bilgi Teknolojileri Dairesi, sistem mimarisini ve veri işleme algoritmalarını tamamen kendi bünyesinde bitirdikten sonra nihai onay için Hukuk Müşavirliğine göndermiştir. Ancak Hukuk Müşavirliği, tasarlanan sistemin yürürlükteki kişisel verilerin korunması mevzuatını ihlal ettiğini belirterek projeyi reddetmiştir. Bu durum aylarca süren gecikmelere yol açmış; kriz ancak iki birim yöneticisinin yüz yüze gerçekleştirdiği uzun toplantılar sonucunda projenin en baştan ortaklaşa tasarlanması kararıyla çözülebilmiştir.

Mary Parker Follett'in koordinasyon ilkeleri dikkate alındığında, bu vakada yaşanan zaman ve kaynak israfının temel nedeni hangi ilkenin eksikliğidir ve benzer sorunların çözümünde hangi yapısal eşgüdümleme aracının kullanılması en uygundur?

Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı bünyesinde İç Kontrol Dairesi Başkanı olarak görev yapan Ayhan Bey'e, Bakanlık makamının onayıyla, tüm hizmet birimlerindeki "risk yönetim süreçlerinin standartlaştırılması" hususunda, diğer birim yöneticilerine doğrudan ve bağlayıcı talimat verme salahiyeti tanınmıştır. Ayhan Bey, bu standartların teknik detaylarının oluşturulması görevini, uluslararası risk yönetimi sertifikalarına sahip olan ve kurumda bu alandaki en donanımlı kişi olarak kabul edilen Uzman Elif Hanım'a devretmiştir. Elif Hanım'ın hazırladığı ve Ayhan Bey'in imzasıyla yürürlüğe giren standartların uygulanması aşamasında, taşra teşkilatının iş akışlarında ciddi aksaklıklar meydana gelmiştir. Bunun üzerine Bakanlık makamı, aksaklıkların giderilmesi ve durumun açıklanması için doğrudan Ayhan Bey'den savunma istemiştir.

Bu vakada sırasıyla; Ayhan Bey'e tanınan yetkinin türü, Elif Hanım'ın kurum içindeki etkileyiciliğinin dayandığı güç kaynağı ve Bakanlık makamının aksaklıklardan dolayı Ayhan Bey'i muhatap almasının dayandığı organizasyon ilkesi aşağıdakilerden hangisinde doğru verilmiştir?

Bir kamu kurumunda Genel Müdür Yardımcısı olarak görev yapan Cengiz Bey, iş yükünü hafifletmek amacıyla 'kurum içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve tedarikçilerin seçimi' konusundaki karar alma hakkını Eğitim Dairesi Başkanı'na devretmiştir. Cengiz Bey, bu devir işlemiyle birlikte söz konusu süreçte yaşanacak herhangi bir mevzuata aykırılıktan veya bütçe aşımından artık şahsının değil, tamamen Eğitim Dairesi Başkanı'nın sorumlu tutulması gerektiğini üst yönetime raporlamıştır.

Öte yandan, aynı kurumda doğrudan Genel Müdüre bağlı olarak 'Strateji ve Hukuk Başmüşaviri' kadrosunda bulunan Aylin Hanım'ın, diğer birimlere kendi alanında uzmanlık görüşü bildirmek dışında resmi bir yaptırım veya emir verme yetkisi bulunmamaktadır. Ancak Aylin Hanım'ın yıllara dayanan emsal karar bilgisi ve kurum mevzuatına derin hakimiyeti, daire başkanlarının ondan gayriresmi onay almadan hiçbir idari işlem yapmamasına yol açmıştır. Hatta bazı daire başkanları, kendi astlarına verdikleri yönetsel talimatlarda 'Aylin Hanım'ın uygun gördüğü şekilde...' ifadesini dayanak noktası olarak kullanmaya başlamıştır.

Bu vakadaki yönetsel ilişkiler ve güç dinamikleri dikkate alındığında, aşağıdaki çıkarımlardan hangisi kesinlikle doğrudur?

Çok sayıda il müdürlüğüne sahip bir kamu kurumunun genel müdürlüğünde, artan teknolojik riskleri yönetebilmek amacıyla 'Siber Güvenlik ve Veri Yönetimi Daire Başkanlığı' ihdas edilmiştir. Hazırlanan yeni teşkilat yönetmeliğiyle bu daire başkanlığına; kendi uzmanlık alanına giren siber güvenlik politikaları, donanım standartları ve veri erişim protokolleri konularında, doğrudan il müdürlerine ve il müdürlüklerindeki personellere bağlayıcı ve emredici talimatlar verme hakkı tanınmıştır. Normal hiyerarşik yapıda il müdürleri doğrudan genel müdür yardımcılarına bağlıyken, bu yeni düzenlemeyle birlikte siber güvenlik konularında söz konusu daire başkanlığının kararlarına da harfiyen uymak zorunda bırakılmışlardır.

Klasik örgütleme ilkeleri ve yetki devri kavramları bağlamında, bu organizasyonel değişikliğin niteliği hakkında aşağıdaki yargılardan hangisi doğrudur?

Ulusal Siber Güvenlik Stratejisi kapsamında faaliyet gösteren bir kriz müdahale merkezi, sistemlerine yönelik saldırıları bertaraf etme sürecini yeniden yapılandırmıştır. Merkez yönetimi süreç başında, 'Kritik seviyeli bir siber saldırı tespit edildiğinde sistemin ağdan izole edilme süresi maksimum 3 dakika olmalıdır' kuralını getirmiştir. Birinci faaliyet dönemi sonunda hazırlanan sistem log (kayıt) raporları incelendiğinde, bu sürenin ortalama 7 dakika olarak gerçekleştiği ve hedeften sapma olduğu tespit edilmiştir. Yapılan kök neden analizinde, mevcut sunucu altyapısının fiziksel kısıtları nedeniyle 3 dakikalık sürenin teknik açıdan imkânsız olduğu anlaşılmıştır. Bunun üzerine merkez yönetimi, çalışanları cezalandırmak veya altyapı hemen yenilenemeyeceği için imkânsız bir hedefte ısrarcı olmak yerine, izolasyon süresi hedefini 8 dakika olarak güncellemiştir.

Buna göre, kriz müdahale merkezinin yürüttüğü bu süreçle ilgili denetim (kontrol) teorisi bağlamında aşağıdakilerden hangisi söylenebilir?

Bir Kalkınma Ajansı'nın koordinasyonunda kurulan ve farklı kamu kurumlarının temsilcilerinden oluşan 'Bölgesel Kuraklık Eylem Planı' kriz çalışma grubuna başkanlık eden Dr. Sinan Bey'in durumu şu şekildedir:

• Ekip üyeleri, kısa süreliğine görevlendirilmiş olup Sinan Bey'i hiç tanımamakta ve grup çalışmalarına karşı mesafeli, isteksiz bir tutum sergilemektedir.
• Grubun çözmesi gereken kuraklık krizi, daha önce karşılaşılmamış boyutta karmaşık olup izlenecek standart bir prosedür veya yapılandırılmış bir rehber bulunmamaktadır.
• Sinan Bey, diğer kurumlardan gelen bu personellerin asıl sicil amiri olmadığı için onlara doğrudan disiplin cezası verme, performans notu düşürme veya onları terfi ettirme gibi yasal yaptırım yetkilerine sahip değildir. Ancak kendisi, su kaynakları yönetimi konusunda uluslararası akademik çevrelerde otorite kabul edilen bir bilim insanıdır.

Buna göre, F. E. Fiedler'in Durumsallık Modeli ve French ile Raven'ın Güç Kaynakları tipolojisi birlikte değerlendirildiğinde; bu çalışma grubunda Sinan Bey'in en yüksek etkililiği sağlayabilmesi için benimsemesi gereken liderlik tarzı ve elindeki en uygun güç kaynağı aşağıdakilerin hangisinde doğru eşleştirilmiştir?

Ulusal bir teknoloji üretim tesisinin operasyon direktörü olan Ceyda Hanım, 'şebeke optimizasyonu' adlı karmaşık bir projeyi, teknik yetkinliği çok yüksek olmasına rağmen mevcut iş yükü nedeniyle isteksiz davranan başmühendis Tarık'a devretmek istemektedir. Ceyda Hanım, projenin verilerini ve analizlerini ekibe aktarırken sadece resmi otoritesine dayanmamış; aynı zamanda Tarık'ı ikna edebilmek için ona projeyi başarıyla tamamlaması halinde yüksek bir performans ikramiyesi vereceğini belirtmiştir. Bununla birlikte Ceyda Hanım, Tarık'ın baştaki tereddütlü tavrını doğrudan onun 'yeniliklere kapalı ve rahata düşkün bir kişiliğe sahip olmasıyla' açıklamış, Tarık'ın yürüttüğü diğer projelerin yarattığı yoğun zaman kısıtını hiç dikkate almamıştır. Tarık ise bu projeyi; işine duyduğu aşırı heyecan veya şirketin hedeflerini içselleştirdiği için değil, yalnızca vaat edilen ikramiyeyi almak ve şirketteki kıdem tazminatı gibi maddi kazanımlarını riske atmamak adına mecburen kabul etmiştir.

Yukarıdaki vakada yer alan yöneltme (yürütme) süreci, örgütsel davranış ve yönetim kuramları açısından analiz edildiğinde aşağıdaki ifadelerden hangisi teorik olarak kesinlikle doğrudur?

Bir araştırma ve geliştirme merkezinde, uzmanlık gerektiren teknik süreçler ile ürün odaklı yenilik hedeflerinin eşzamanlı yönetilebilmesi amacıyla fonksiyonel ve ürün temelli bölümlendirme çapraz bir şekilde bir arada kullanılmıştır. Ancak uygulamanın ilerleyen aşamalarında, dikey ve yatay bilgi akışının kesiştiği düğüm noktalarında rol belirsizlikleri artmış; çalışanların raporlama yapacakları ve talimat alacakları merci konusunda yaşadıkları kafa karışıklığı örgüt içi güç mücadelelerini tetiklemiştir.

Bu yönetsel krizi aşmak isteyen üst yönetim, stratejik öneme sahip ürünlerin geliştirilmesinde görev alacak uzmanları fonksiyonel departmanların kadrosundan ve yetki alanından tamamen kopararak, tüm bütçe, performans değerleme ve emir verme yetkisini tek bir yöneticide toplamıştır. Yeni tasarımda uzmanlar proje süresince sadece bu yöneticiye bağlı çalışmakta ve faaliyet bitiminde eski fonksiyonel departmanlarına kadro güvencesiyle dönme garantileri bulunmamaktadır.

Buna göre, işletmenin terk ettiği örgüt yapısı, yeni geçtiği örgüt yapısı ve bu geçişle birlikte örgütte yeniden tesis edilen klasik yönetim ilkesi aşağıdakilerin hangisinde sırasıyla verilmiştir?